ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО
Голова
Наказом керівника апарату
Армянського міського суду Армянського міського суду
Автономної Республіки Крим Автономної Республіки Крим
_________ Л.П. Шестаковська від «23» « квітня » 2012 р. № 6/04-25
ПОЛОЖЕННЯ
про канцелярію Армянського міського суду
Автономної Республіки Крим
1. Загальні положення
1.1 Положення про канцелярію Армянського міського суду Автономної Республіки Крим встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників канцелярії Армянського міського суду Автономної Республіки Крим (далі - канцелярія).
1.2 Канцелярія утворюється та функціонує в структурі апарату Армянського міського суду Автономної Республіки Крим (далі - апарат суду) відповідно до пункту 8 ст.149 Закону України ″ Про судоустрій і статус суддів ″.
1.3 Канцелярія виконує завдання, визначені цим Положенням, затвердженим наказом керівника апарату суду за погодженням з головою суду.
1.4 Зміни і доповнення до Положення про канцелярію вносяться керівником апарату суду за погодженням із головою суду, або його заступником.
1.5 Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України,
Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими процесуальними актами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, Інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України в АР Крим, Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженою наказом ДСА України № 68 від 27.06.2007, посадовими інструкціями, правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами поведінки державних службовців, правилами поведінки працівників суду, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.
1.6 Канцелярія підпорядковується безпосередньо керівнику апарату
суду.
1.7 Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені наказом
керівника апарату суду за погодженням з головою суду.
2. Структура канцелярії
2.1 Структура і чисельність працівників канцелярії визначаються штатним розписом та структурою Армянського міського суду АР Крим, затвердженими у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим за погодженням з головою суду.
2.2 Канцелярію очолює головний спеціаліст суду, який призначається та звільняється з посади керівником апарату суду.
2.3 Керівництво діяльністю канцелярії здійснює головний спеціаліст, який підпорядковується голові суду та безпосередньо керівнику апарату суду.
2.4 До складу канцелярії за посадами входять:
- головний спеціаліст;
- старші секретарі суду;
- секретар суду;
- секретар суду по роботі з архівом.
2.5 Працівники канцелярії призначаються на посади та звільняються з
посад наказом керівника апарату суду.
2.6 Обов язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.
3. Основні завдання та функції канцелярії суду
3.1 Дотримання загальних правил ведення діловодства в суді та порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання за призначенням або передавання до архіву суду.
3.2 Щоденно протягом робочого дня здійснення належного прийому, опрацювання, реєстрації судових справ та іншої кореспонденції, що подаються або надходять до суду відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України № 68 від 27 червня 2006 року із наступними змінами та доповненнями (далі – Інструкції з діловодства).
3.3 Здійснює своєчасне та якісне передання під розписку судових справ і вхідної кореспонденції за призначенням суддям та працівникам апарату суду відповідно до обов’язків та резолюції голови суду або керівника апарату суду.
3.4 Реєстрація та облік судових справ і матеріалів.
3.5 Здійснення в автоматизованій системі документообігу суду протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів автоматичного розподілу судових справ між суддями.
3.6 Своєчасне введення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних у межах своєї компетенції.
3.7 Забезпечення ведення контрольних журналів розгляду суддями справ та матеріалів.
3.8 Ведення обліково-статистичних карток на усі судові справи за формами, передбаченими в Інструкції з діловодства.
3.9 Ведення обліку та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку та загального діловодства, номенклатурних справ.
3.10 Реєстрація та відправка вихідної кореспонденції, що направляється за межі суду.
3.11 Прийняття та передача інформації каналами факсимільного зв'язку.
3.12 Реєстрація електронної пошти.
3.13 Прийняття та відправлення службової інформації телефонограмами.
3.14 Прийом, реєстрація та облік апеляцій, апеляційних скарг, касаційних скарг, подань на судові рішення.
3.15 Здійснює роботу щодо направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій та повідомлення учасників процесу про день, час та місце розгляду справ (в разі необхідності).
3.16 Контроль за дотриманням встановленого процесуального порядку направлення апеляційних та касаційних скарг.
3.17 Контроль за станом справ, які надсилаються за межі суду.
3.18 Забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання. Готує відповідну інформацію та узагальнення про стан виконання рішень суду, контролює якість та строки їх виконання, проводить взаємозвірки з державними органами.
3.19 Ведення обліку операцій щодо сплати та повернення судового збору шляхом занесення відповідних достовірних даних до журналу реєстрації операцій щодо сплати та повернення судового збору. Щоквартально готує відповідні узагальнені інформації з даної ділянки роботи.
3.20 Відкликання виконавчих документів у разі необхідності припинення виконання в разі необхідності за погодженням з головуючим суддею у справі.
3.21 Здійснення обліку і зберігання виконаних документів.
3.22 Контроль за дотриманням порядку формування судових справ, визначеного законодавством.
3.23 Прийом, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах.
3.24 Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.
3.25 Дотримання порядку видачі для ознайомлення судових справ і копій документів з дозволу голови суду (або головуючого у справі), підготовка і надіслання копій документів із справ, що зберігаються в канцелярії суду чи в архіві суду.
3.26 Здійснення прийому громадян.
3.27 Надання в установленому законом порядку учасникам процесу інформації про стан розгляду справ, в яких вони беруть участь.
3.28 Складання та подання до територіального управління Державної судової адміністрації України в АР Крим статистичної звітності суду.
3.29 Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярії суду, при підготовці статистичної звітності.
3.30 Контролює своєчасність здачі судових справ до канцелярії суду, готує аналітичну інформацію щодо строків здачі справ до канцелярії суду, подає пропозицій щодо удосконалення вказаної ділянки роботи.
3.31 Організовує підготовку номенклатури справ суду, збирає пропозиції з цього питання у працівників суду, узгоджує пропозиції щодо кількості справ і розділів номенклатури з керівником апарату. Подає номенклатуру суду на погодження голові суду, та забезпечує подання її на схвалення до архівного відділу Армянської міської Ради до 15 грудня відповідного року.
3.32 Готує аналітичні довідки з питань організації діловодства в суді.
3.33 Виконує доручення керівника апарату суду та голови суду щодо організації діловодства у суді.
3.34 Організовує ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом згідно з вимогами відповідної інструкції.
3.35 Проводить узагальнення роботи суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.
3.36 Вживає заходи щодо забезпечення гласності даних судової статистики.
3.37 Забезпечує ведення архівної справи, організовує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також документів і справ загального діловодства суду за минулі роки, організовує збереження архівних справ відповідно до вимог Інструкції по роботі з архівом.
3.38 Здійснює контроль за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які здані до архіву суду, організовує ведення архівної справи.
3.39 Готує зведені описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання, акти для передавання справ на державне зберігання, на вилучення для знищення, а також організовує роботу з експертизи цінності документів.
3.40 Готує необхідні довідки на основі відомостей, які є в матеріалах архівних справ, веде їх облік.
3.41 Організовує підготовку необхідних відомостей та довідок для складання відповідних звітів щодо роботи архіву.
3.42 Контролює додержання правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву.
3.43 Забезпечує ведення усіх алфавітних покажчиків та журналів первинного обліку справ та матеріалів, передбачених Інструкцією з діловодства.
3.44 Розробляє пропозиції, спрямовані на вдосконалення організації діловодства, ведення архівної справи та документального забезпечення діяльності суду.
3.45 Взаємодія з іншими працівниками апарату суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.
3.46 Виконує інші доручення голови суду та керівника апарату суду.
4. Організація роботи канцелярії
4.1 Канцелярію очолює головний спеціаліст, призначений на посаду наказом керівника апарату суду. Головний спеціаліст підпорядкований та підзвітний голові суду та безпосередньо – керівнику апарату суду, а у разі відсутності керівника апарату суду- заступнику керівника апарату суду.
4.2 Інші працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника апарату суду. Усі працівники канцелярії суду підпорядковані головному спеціалісту та керівнику апарату суду.
4.3 Головний спеціаліст здійснює організаційно - розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.
4.4 Головний спеціаліст несе дисциплінарну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання, покладених на канцелярію суду завдань.
4.5 Свою роботу канцелярія проводить у взаємодії з суддями, керівництвом суду, іншими працівниками апарату суду.
4.6 Посадові обов’язки кожного працівника канцелярії встановлюються головним спеціалістом, виходячи із завдань, визначених цим Положенням, та затверджуються керівником апарату суду.
4.7 У разі відсутності головного спеціаліста або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує інший головний спеціаліст або старший секретар суду.
4.8 Головний спеціаліст та інші працівники канцелярії свої посадові обов'язки виконують під безпосереднім керівництвом керівника апарату суду, а у разі відсутності керівника апарату суду- заступника керівника апарату суду.
5. Права та обов’язки працівників канцелярії суду
5.1. Працівники канцелярії мають право:
5.1.1 Користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України , Законами України "Про державну службу", " Про судоустрій і статус суддів " та іншими законодавчими актами.
5.1.2 На соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу.
5.1.3 Отримувати матеріально-технічне забезпечення для виконання покладених на нього обов’язків та завдань.
5.1.4 В установленому порядку отримувати від працівників апарату суду інформацію, необхідну для виконання посадових обов’язків.
5.1.5 Повертати працівникам апарату суду документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушення правил діловодства.
5.1.6 За погодженням з керівництвом залучати інших працівників апарату суду з метою забезпечення виконання покладених на нього завдань.
5.1.7 В межах своєї компетенції вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації з питань організації діловодства та документообігу.
5.1.8 Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.
5.1.9 Брати участь у нарадах та зборах трудового колективу.
5.1.10 Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо
покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.
5.2 Працівники канцелярії наділені іншими правами, визначеними посадовими інструкціями.
5.3 Головний спеціаліст також має право :
5.3.1 Вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників канцелярії, що порушують трудову дисципліну, неналежно виконують посадові обов’язки.
5.4 Працівники канцелярії зобов’язані :
5.4.1 Виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка стала їм відома при виконанні службових обов’язків.
5.4.2 Забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи.
5.4.3 Дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, вимог Присяги державного службовця, Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Загальних правил поведінки державного службовця, Правил поведінки працівника суду, Правил внутрішнього трудового розпорядку суду, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки, інструкцій по роботі з документами, які стосуються роботи суду.
5.4.4 Дотримуватись встановлених правил ведення діловодства.
5.4.5 Виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками апарату суду.
5.4.6 Використовувати комп’ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості своєї роботи, суду в цілому;
5.4.7 Постійно підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.
6. Відповідальність працівників канцелярії
6.1. Відповідальність за неналежне та неякісне виконання функцій та завдань, передбачених цим Положенням, несе головний спеціаліст.
6.2. На головного спеціаліста покладається дисциплінарна відповідальність за :
6.2.1 Неналежну організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї завдань та функцій.
6.2.2 Неналежну організацію оперативної, якісної підготовки та оформлення документів, ведення діловодства згідно з Інструкцією з діловодства, неналежне ведення електронного документообігу у суді.
6.2.3 Неналежне збереження прийнятих у роботу документів, за розголошення відомостей, що містять конфіденційну чи особисту інформацію, і стали відомі у зв’язку з виконанням посадових обов’язків.
6.2.4 Недотримання ним та підпорядкованими йому працівниками канцелярії трудової дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку, Правил поведінки працівника суду, Правил поведінки державних службовців.
6.2.5 Неналежне поводження з майном суду, за його пошкодження, та недотримання правил пожежної безпеки.
6.6 Працівники канцелярії відповідно до Кодексу Законів про працю України, Законів України " Про державну службу ", законодавства України про боротьбу з корупцією несуть відповідальність за:
- порушення трудової дисципліни;
- неякісне або несвоєчасне виконання посадових обов'язків і завдань;
- недостовірність відомостей та інформації з питань, що належить до компетенції відділу;
- бездіяльність або невикористання наданих їм прав;
- порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням;
- зберігання майна і засобів, закріплених за канцелярією.
_03_03.png)
