Аналіз стану обліково-статистичної роботи за 2013 рік

 Аналіз

стану обліково-статистичної роботи

Армянського міського суду АР Крим за 2013 рік

На виконання листа територіального управління Державної судової адміністрації України в АР Крим від 26.11.2013 року № 1920/03-11  щодо подання звітності за 2013 рік та аналітичних досліджень,  відповідно до плану роботи суду на перше півріччя 2014 року Армянським міським судом АР Крим проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи за  2013 рік.

Метою проведення даного аналітичного дослідження є виявлення недоліків і проблем, внесення пропозицій щодо їх усунення та поліпшення аналізованої ділянки роботи.

При проведенні аналізу використовувались обліково-статистичні картки на справи за всіма категоріями справ, контрольні журнали судових справ та матеріалів, переданих для розгляду судді, плани роботи суду та матеріали по їх виконанню (доповідні записки за результатами проведених перевірок, аналітичні дослідження, матеріали узагальнення судової практики (справа 02-5/2013), протоколи нарад суддів, працівників апарату суду (справа 02-6/2013), плани навчання з кадрами, протоколи навчань за 2013 рік (справа 02-7/2013).

Організація та ведення обліково-статистичної роботи в суді відповідають вимогам Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді від 27.06.2006 року               № 68 із внесеними змінами та доповненнями  від 27.06.2013 року № 93,  Наказу ДСА України «Про затвердження форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (окрім господарських) судами судових справ і матеріалів та Інструкції про їх заповнення та подання» від 05.06.2006 р. № 55  із внесеними змінами та доповненнями від 25.04.2013 року № 61, Наказу Державної судової адміністрації України «Про затвердження форми картки на особу,  стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та Інструкції щодо її заповнення» від 18.03.2004 № 32/04 року із внесеними змінами  та доповненнями від 20.02.2012 року № 23,  Наказу ДСА України «Про затвердження форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином  та Інструкції щодо її заповнення» від 17.02.2005 року № 21.

Відповідальними за первинний облік справ і матеріалів та складання статистичних звітів про діяльність суду є головний спеціаліст Яковлева Н.С.,  старший секретар суду Перепелиця В.М., а також секретарі суду Коваленко Т.І. та Шкребей А.М.

 Головний спеціаліст Яковлева Н.С. здійснює контроль за своєчасним і правильним складанням статистичних звітів суду, а також у цілому контроль за виконанням старшим секретарем та секретарями суду покладених на них обов’язків.

Стаж роботи працівників, які займаються первинним обліком справ і матеріалів  та складанням статистичних звітів

Відповідно  до даних приведених у  таблиці, один працівник канцелярії суду, який займається первинним обліком та статистичною роботою,  має стаж роботи на даній ділянці  понад 10 років (головний спеціаліст Яковлева Н.С.) – це складає  25 %  від загальної кількості працівників  канцелярії суду, які займаються обліково-статистичною роботою та складанням статистичних звітів; один працівник канцелярії суду має стаж роботи на даній ділянці  до  5 років (старший секретар                         Перепелиця В.М.),  один працівник канцелярії суду має стаж роботи на даній посаді до 2 років (секретар суду Коваленко Т.І.);  секретар суду Шкребей А.М., який  також займається обліково-статистичною роботою та складанням статистичних звітів має стаж роботи на вказаній посаді менше 1 року, що також складає 25% від загальної кількості працівників  канцелярії суду, які займаються обліково-статистичною роботою та складанням статистичних звітів.

Освіта працівників, які  займаються первинним обліком справ і матеріалів та складанням статистичних звітів

Головний спеціаліст Яковлева Н.С., старший секретар Перепелиця В.М.,  секретарі суду Коваленко Т.І. та Шкребей А.М. мають базову вищу юридичну освіту, окрім  цього  секретар суду Шкребей А.М.  підвищує рівень освіти та  навчається  на п’ятому курсі  Національного  університету «Юридична академія України імені Ярослава Мудрого».

Загальний контроль за веденням обліково-статистичної роботи у  суді  здійснює  керівник апарату суду Кравченко Т.О.  та голова суду – Шестаковська Л.П.

Веденню обліково – статистичної роботи  у 2013 році  приділялася  особлива увага.  Відповідно до планів роботи Армянського міського суду АР Крим на перше і друге півріччя 2013 року були заплановані та проведені наступні перевірки з питань обліково – статистичної роботи:

-                     У березні 2013 року секретарем суду, відповідальним за ведення  архівної роботи у суді, проведено перевірку справ, виданих з архіву суду для користування протягом минулого 2012 року;

-                     У квітні 2013 року секретарем суду, відповідальним за ведення  архівної роботи у суді, проведено перевірку обґрунтованості та своєчасності  передачі судових справ до архіву суду;

-                     Щомісячно помічниками суддів  проводилися перевірки ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів суддею, у ході яких перевірялася якість та достовірність внесення даних під час  заповнення відповідних граф  журналу  секретарями судових засідань

-                     Щомісяця головним спеціалістом  проводяться перевірки щодо повноти надіслання судових рішень до Єдиного реєстру судових  рішень;

-                     Щоквартально головним спеціалістом проводилися:

- перевірки дотримання працівниками апарату суду вимог ст. ст. 104, 222 ЦПК України, ст. 167 КАС України;

- перевірки правильності та своєчасності реєстрації судових справ та матеріалів, якості заповнення статистичних карток на них;

          Також головним спеціалістом проведено:

-                     У квітні та вересні 2013 року перевірки ведення працівниками канцелярії суду реєстраційних книг та журналів;

-                     У червні 2013 року перевірку дотримання порядку та строків звернення до виконання судових рішень у першому півріччі 2013року;

-                     у червні 2013 року та грудні 2013 року перевірки ведення номенклатурних справ суду; 

-                     У грудні перевірку дотримання порядку та строків звернення до виконання судових рішень за  друге півріччі 2013 року;

-                     старшим секретарем суду, а з вересня 2013 р. головним спеціалістом щомісяця  проводилися перевірки якості заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи  та перевірки правильності заповнення карток обліку сум шкоди, завданої  злочином.

-                     Щоквартально  керівником апарату суду проводяться перевірки ведення секретарями судового засідання журналів розгляду судових справ і матеріалів  суддею та здійснення перевірок цих журналів помічниками суддів;

-                     У листопаді керівником апарату суду проведена перевірка стану та умов зберігання речових доказів, правильності ведення документів щодо їх прийняття, передання;

За результатами проведення вказаних перевірок складені доповідні записки, які були предметом обговорення на оперативних нарадах.

У 2013 року проведено 42 оперативні наради з працівниками апарату суду, на яких поряд з іншими питаннями діяльності суду обговорювались також і питання, пов’язанні із веденням обліково-статистичної роботи у суді. Обговорювалися  такі листи як:

-         Аналіз  стану обліково-статистичної роботи за 2012 рік, підготовлений головним спеціалістом Островською С.В.;

-         Аналіз причин порушення строків передачі справ до канцелярії суду, закінчених провадженням, після їх розгляду за  2012 рік, підготовлений              в. о. головного спеціаліста Воробйовою Г.В.;

-         Аналіз ефективності планування та здійснення контролю з боку керівника апарату суду та його заступника за виконанням плану роботи суду  за 2012 рік,  підготовлений керівником апарату суду Кравченко Т.О.;

-         Аналіз стану виконання  судом вимог діючого законодавства щодо наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень у другому півріччі 2012 року, підготовлений головним спеціалістом Островською С.В.;

-         Узагальнення достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи та судові рішення щодо яких набрали законної сили у 2012 році, підготовлене керівником апарату суду Кравченко Т.О.;

-         Огляд даних про стан  здійснення правосуддя районними, міськими, міськрайонними, районними у містах судами АР Крим у 2012 році, підготовлений спеціалістами  ТУ ДСА в АР Крим;

-         Узагальнення інформації місцевих загальних судів АР Крим щодо кількості розглянутих судових справ, переданих до канцелярії суду з порушенням встановлених строків у грудні 2012 року  та у січні, лютому  2013 року, проведені спеціалістами ТУ ДСА України в АР Крим;

-         Узагальнення інформації по навантаженню суддів місцевих загальних судів АР Крим по розгляду справ за 2012 рік, проведене спеціалістами             У ДСА України в АР Крим;

-         Довідки за результатами вивчення стану організації діяльності Армянського міського суду АР Крим, складені спеціалістами територіального управління Державної судової адміністрації України в АР Крим;

-         Аналіз стану обліково-статистичної роботи  в ТУ ДСА в АР Крим та місцевих загальних судах АР Крим за 2012 рік;

-         Роз’яснення ТУ ДСА України в АР Крим щодо порядку заповнення п. 20 картки на особу стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу;

-         Доповідні записки за результатами проведення перевірок своєчасності та правильності реєстрації судових справ та матеріалів, якості заповнення обліково-статистичних карток на них та інші актуальні питання діяльності суду.

Крім цього, на зборах суддів Армянського міського суду АР Крим 24.01.2013  року за участю кураторів суду -  судді судової палати у кримінальних справах та спеціалізованої палати Апеляційного суду АР Крим Трофімцова А.І. та судді судової палати у цивільних справах Апеляційного суду АР Крим  Летягіної О.В.  обговорювалися  підсумки роботи Армянського міського суду АР Крим за 2012 рік.

27.05.2013 року за участю голови Апеляційного суду АР Крим Чорнобук В.І.   та заступника голови Апеляційного суду АР Мазниця В.І. проведені збори суддів Армянського міського суду АР Крим за результатами роботи суду станом на 24.05.2013 року.

Також на зборах суддів 28.08.2013 року за участю заступника голови Апеляційного суду АР Крим Склярова В.М. були підведені  підсумки роботи Армянського міського суду АР Крим за перше півріччя 2013 року.

Підведення підсумків роботи суду за 2013 рік  за участю суддів  Армянського міського суду  та  кураторів суду з числа суддів Апеляційного суду АР Крим заплановано на 15.01.2014 року.

Крім цього, з питань обліково-статистичної роботи протягом 2013 року були проведені навчальні заняття.

З метою покращення та вдосконалення  обліково-статистичної роботи суду  у 2013 році  у Армянському міському суді АР Крим проведено  44  навчальних заняття  з  працівниками апарату суду, на яких вивчалися:

-         Інструкція про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів місцевих рад судових справ та управлінської документації суду, затверджена наказом ДСА України від 15.12.2011 року № 168 із змінами та доповненнями від 10.08.2012 року № 96;

-         Методичні рекомендації щодо заповнення інформації про сплату судового збору  у обліково-статистичних картках;

-         Розділ 11 Інструкції користувача КП «Д-3» «Обмін з єдиним реєстром досудових розслідувань»;

-         Інструкція про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції) затверджена спільним наказом № 51/401/649/471/23/125 від 27.08.2012 року;

-         Інструкція  щодо заповнення картки на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу від 18.03.2004 року № 32/04 зі змінами та доповненнями від 22.02.2012 року № 23;

-         Інструкція щодо заповнення картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затверджена наказом ДСА № 21 від 17.02.2005 року;

-         Методичні рекомендації щодо заповнення форми звітності № 1-1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими загальними судами матеріалів кримінального провадження»;

-         Інструкція  з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006 року № 68 із змінами та доповненнями від 10.01.2013 року;

-         Інструкція щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, від 05.06.2006 року № 55 із змінами та доповненнями від 25.04.2013 року № 61;

-         Інструкція про порядок обліку кримінальних та адміністративних правопорушень від 22.04.2013 року № 52/394/172/71/268/60;

-         Інструкція  про порядок роботи з технічними засобами  фіксації ходу і результатів процесуальних дій, проведених у режимі відеоконференції,  під час судового засідання (кримінального провадження) затвердженого наказом ДСА України від 15.11.2012 року № 155;

-         Інструкція про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового засідання , затвердженої наказом ДСА України від 20.09.2012 року № 108 із змінами та доповненнями від 22.10.2013 року № 141;

-         Методичні рекомендації щодо проведення аналітичних досліджень;

-         Новий  Класифікатор категорій адміністративних справ, затверджений  рішенням Ради суддів адміністративних судів України від 31.10.2013 року № 114.

-         Вивчення нового законодавства, змін та доповнень в діюче законодавство.

Планами  роботи Армянського міського суду на перше та друге півріччя 2013 року заплановані та підготовлені наступні аналізи  та узагальнення:

-         Аналізи стану здійснення правосуддя за 2012 рік та за перше півріччя 2013 року;

-         Аналізи стану обліково-статистичної роботи за 2012 рік та за перше півріччя 2013 року;

-         Аналізи  стану розгляду звернень громадян та юридичних осіб за 2012 рік та за перше півріччя 2013 року, відповідно до Законів України «Про доступ до публічної інформації», «Про звернення громадян»;

-         Аналіз причин порушення строків передачі справ, закінчених провадженням, до канцелярії суду за 2012 рік  та  Аналіз інформації щодо кількості розглянутих судових справ, переданих до канцелярії суду з порушенням строків після їх розгляду за перше півріччя 2013 року;

-         Аналіз стану виконання судом вимог діючого законодавства щодо наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень у другому півріччі 2012 року  та  Аналіз стану роботи суду щодо направлення судових рішень для розміщення у Реєстрі судових рішень відповідно до Закону України «Про доступ до судових рішень»;

-         Аналіз ефективності планування та здійснення контролю з боку керівника апарату суду та його заступника за виконання плану роботи суду у 2012 році;

-         Аналіз здійснення судом моніторингу руху матеріалів і справ про адміністративні правопорушення, що надходили до суду у другому півріччі 2012 року;

-         Моніторинг звернення до виконання судових рішень по справам про адміністративні правопорушення  за перше півріччя 2013 року;

-         Аналіз причин скасування чи зміни судових рішень вищими інстанціями у 2012 році;

-         Аналітичне дослідження показників діяльності Армянського міського суду Ар Крим за перше півріччя 2013 року;

-         Узагальнення достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи та судові рішення щодо яких набрали законної сили у 2012 році  та  у першому півріччі 2013 року;

-         Узагальнення стану роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб  у 1 кварталі 2013року  та  за  9  місяців 2013 року;

-         Узагальнення за результатами перевірок дотримання строків передання справ до канцелярії суду після їх розгляду перший квартали 2013 року та за 9 місяців 2013 року;

-         Узагальнення інформації щодо проведення навчання з суддями та працівниками апарату суду у першому та другому півріччях 2013 року;

Проведені  аналізи та узагальнення  обговорювалися  на оперативних нарадах з суддями та працівниками апарату суду, копії окремих аналізів та узагальнень  були надіслані  до територіального управління Державної судової адміністрації України в АР Крим для відома.

З лютого 2012 року в суді  встановлена комп’ютерна  програма автоматизованого документообігу суду «Діловодство-3», за допомогою якої протягом року формувалися звіти про роботу суду, електроні посилки  з картками  на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи, а також статистичні звіти суду за 2013 рік.

Станом на 30.12.2013 року у суді встановлена та функціонує версія 3.10.3 комп’ютерної програми «Д-3», яка використовується згідно з інструкціями та рекомендаціями.  Проблеми або зауваження щодо роботи КП «Д-3» на сьогоднішній день відобразити не є можливим, оскільки  версія 3.10.3 є новою і потребує постійної роботі в ній та вводу даних у базу для визначення недоліків.  Загалом у разі виникнення проблем чи недоліків у роботі КП «Д-3» суд  звертається  за отриманням допомоги та роз’яснень  до спеціалістів  ДП «Інформаційні судові системи». Зокрема, виникає необхідність удосконалення шаблонів процесуальних  документів,  шаблонів  журналів  для коректного та достовірного їх формування  у електронному вигляді  за допомогою КП «Д-3».

Реєстрація та облік позовних матеріалів та інших справ, які надходять до суду, ведеться шляхом заповнення на них обліково-статистичних карток та формування в автоматичному режимі за допомогою КП «Д-3» контрольних журналів справ та матеріалів переданих  для розгляду суддям. Для належного автоматичного формування  за допомогою КП «Д-3» контрольного журналу судових справ і матеріалів переданих для розгляду суддям,  було розроблено шаблон за допомогою якого журнал автоматично заповнювався на підставі вже  внесених в обліково-статистичні картки даних, однак під час  чергового оновлення версії КП «Д-3» розроблений шаблон було знищено. На цей час сформований  за допомогою системного шаблону журнал  потребує додаткового внесення  даних  вручну.

 Для зручності в роботі також ведуться алфавітні покажчики по адміністративним, цивільним, кримінальним справам, матеріалам кримінальних проваджень, клопотань, скарг, заяв під час досудового розслідування та справам про адміністративні правопорушення.

На даний час обліково-статистичні картки в електронному варіанті заповнюються головним спеціалістом, старшим секретарем, секретарями суду, секретарями судового засідання, помічниками суддів, необхідна інформація, як правило, вноситься своєчасно. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках  окремо за формами реєстрації. По закінченню календарного року обліково-статистичні картки передаються до архіву суду та зберігаються там постійно, окрім обліково-статистичних карток  на справи про адміністративні правопорушення за індексом «3», які зберігаються  в архіві суду 5 років після їх передання до нього.

Реєстраційні індекси справ під час їх реєстрації застосовуються відповідно до вимог Інструкції  з діловодства.  Нумерація  справ, які надійшли, відповідає хронології їх надходження.

Заповнення  карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, відбувається з дотриманням вимог, передбачених Інструкцією щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. Відповідно до наказу суду, обов’язок щодо заповнення  вищезазначеної картки на особу покладено на помічників суддів. Стаж помічників суддів, які відповідальні за заповнення вказаних карток на осіб наступний: один помічник має стаж роботи на даній посаді до 10 років;  два помічника суддів мають стаж роботи на даній посаді до 5 років.  Картки обліку сум шкоди, завданої злочином, заповнюються також помічниками суддів та перевіряються суддями.

У ході  проведення перевірок даної ділянки роботи суду  недоліків  при заповненні вищезазначених карток встановлено не було, однак  під час  формування статистичних звітів за 2013 рік,  а саме за формою 4 «Звіт щодо звернення до виконання рішень судів у частині майнових стягнень» у графі «Про відшкодування матеріальних збитків, завданих злочином»  були виявлені помилки пов’язані  з невірним та некоректним внесенням даних до відповідних пунктів картки обліку сум шкоди, завданої злочином. Також під час  формування статистичних звітів  були виявлені помилки при заповненні  помічниками суддів карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи, що потягло за собою невірне  відображення даних у звіті за формою 1-1 «Звіт судів першої інстанції про розгляд матеріалів кримінального провадження».

  Виявлені помилки  були усунені та звернено увагу суддів та помічників суддів щодо необхідності якісного та достовірного заповнення як  карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи,  так  і  карток з обліку сум шкоди, завданого злочином.

Відповідно до протоколу зборів суддів Армянського міського суду АР Крим від 15.06.2012 року № 13-ЗС/02-2 обрано слідчого суддю суду  - суддю Шестаковську Л.П., яка здійснює повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженню, передбаченого процесуальним кодексом.

На період відсутності судді Шестаковської Л.П. (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження) повноваження слідчого судді покладено на суддю Армянського міського суду АР Крим – Лихачову Л.О.

Обрано одного суддю, уповноваженого здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх – суддю Лихачову Л.О.

На період відсутності судді Лихачової Л.О. (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження) повноваження судді уповноваженого здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, покладено на суддю Армянського міського суду АР Крим – Ісроілову В.У.

 Цим же протоколом визначена спеціалізація суддів Армянського міського суду АР Крим:

-          На суддю (голова суду) Шестаковську Л.П. – з розгляду справ про адміністративні правопорушення;

-         На суддів Лихачову Л.О. та Ісроілову В.У. – з розгляду справ, позовних заяв, заяв (скарг), розгляд яких передбачений кримінальним, цивільним, адміністративним процесуальним законодавством

Проведений аналіз показав, що стан обліково-статистичної роботи суду можна визнати задовільним, організація обліково-статистичної роботи відповідає вимогам основних Інструкцій, однак дана ділянка роботи потребує постійного контролю.

З метою посилення контролю за даною ділянкою роботи  суду та вдосконалення обліково-статистичної роботи необхідно:

1.      Обговорити даний аналіз на оперативній нараді з працівниками суду.

2.      У першому півріччі 2014 року організувати:

-         проведення перевірки своєчасності та правильності реєстрації судових справ і матеріалів, якості заповнення обліково-статистичних карток на них;

-         перевірки дотриманням порядку та строків звернення до виконання судових рішень;

-         перевірки якості заповнення статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті  кримінальні справи;

-         перевірки правильного заповнення карток  обліку сум шкоди, завданої злочином.

3.      У другому  півріччі 2014 року організувати:

     -  навчання з працівниками апарату суду, відповідальними за ведення первинного обліку справ і матеріалів та складання статистичних звітів, з помічниками суддів по вивченню Інструкції по заповненню статистичних карток на особу,  стосовно якої розглянуто судом  кримінальну справу, Інструкції по заповненню карток обліку сум шкоди, завданої злочином.                        

     -  З  усіма  працівниками  апарату суду організувати вивчення Інструкції користувача  КП «Д-3».

      -    вивчення  з головним спеціалістом та помічниками суддів Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 року № 169;

     -  вивчення з працівниками апарату суду  Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних  судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді АР Крим та Вищому Спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ,  затвердженої Наказом ДСА України від 17.12.2013 року              № 173.

            4. Копію аналізу направити до територіального управління Державної судової адміністрації України в АР Крим для відома.